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“Facilita RGPD” es una herramienta de la AEPD que tiene como finalidad ayudar a las empresas y profesionales a cumplir con la normativa en materia de protección de datos de una forma sencilla y eficaz. Para muchas empresas supone la manera mas fácil implantar la LOPD.
Esta herramienta es totalmente gratuita pero solo está dirigida para aquellas empresas que traten datos de escaso riesgo.
“Facilita” está planteada como un cuestionario online con una duración máxima de 20 minutos con el que las empresas y profesionales pueden, rápidamente constatar a través de una serie de preguntas que los datos que tratan pueden considerarse de bajo riesgo y, también, obtener los documentos mínimos indispensables para facilitar el cumplimiento de la normativa.
Nunca debe usarse para aquellos tratamientos que impliquen un alto riesgo para los derechos y libertades de las personas, como, por ejemplo, tratamiento masivo de datos o datos relacionados con la salud.
Estas han sido las nuevas mejoras implementadas en la aplicación:
- Se han desarrollado con mayor detalle las cláusulas de información que se generan para cada uno de los tratamientos realizados por el responsable, incluyendo la referencia al derecho a presentar una reclamación ante la Agencia si el interesado no ha quedado satisfecho en el ejercicio de sus derechos ante la entidad.
- Se facilita el ejercicio de derechos por medios electrónicos al añadir un nuevo campo en el cuestionario de la herramienta que ofrece la posibilidad de incluir un correo electrónico habilitado al efecto para atender las solicitudes de ejercicio de derechos, quedando reflejado este nuevo canal de atención en las cláusulas informativas.
- En el caso de tratamiento de datos de potenciales clientes con fines publicitarios, se ha incluido una cláusula en el contrato suscrito con las agencias de marketing -como encargadas- que les obliga a consultar los sistemas de exclusión publicitaria (Lista Robinson) de forma previa a la realización de comunicaciones comerciales.
- En el caso de que existan contratos suscritos con empresas de servicios, se ha incorporado una nueva cláusula de confidencialidad para aquellos casos en los que el servicio prestado suponga únicamente un acceso accidental y accesorio a los datos personales, pero sin llegar a tener acceso a los sistemas de información.
- Se ha reestructurado el anexo final, separando claramente la información relativa a la atención de las solicitudes de ejercicio de derechos, las medidas de seguridad y el protocolo a seguir en caso de captación de imágenes mediante cámaras de videovigilancia.
- Se ha ampliado la información en el apartado de atención de solicitudes de ejercicio de derechos en materia de protección de datos, desarrollando más extensamente la información de cada uno de los derechos e incluyendo un enlace a los formularios publicados en la web de la Agencia.
- En cumplimiento del deber de información establecido en el Reglamento General de Protección de Datos y en el artículo 22.4 de la Ley Orgánica 3/2018, se facilita el distintivo informativo de señalización de zona videovigilada ya cumplimentado con los datos del responsable del tratamiento.
La herramienta genera diversos documentos adaptados a la empresa concreta, cláusulas informativas que debe incluir en sus formularios de recogida de datos personales, cláusulas contractuales para anexar a los contratos de encargado de tratamiento, el registro de actividades de tratamiento, y un anexo con medidas de seguridad orientativas consideradas mínimas.
Se puede acceder a la aplicación en este enlace
El programa Facilita es una herramienta muy útil aunque como se informa en la propia web de la Agencia Española de Protección de Datos
“El uso de este programa no garantiza el pleno cumplimiento del RGPD.”
Los documentos resultantes de la ejecución de este programa son los mínimos indispensables para facilitar el cumplimiento del Reglamento General de Protección de Datos siempre y cuando las respuestas a cada una de las preguntas sean ciertas.
Mas información aquí.
